Principales KPI en logística: cómo mejorar la eficiencia de los procesos de almacén y del sistema de transporte

Imagine que su almacén funciona las 24 horas del día, los camiones salen según lo previsto y los clientes conceden cinco estrellas incluso a las entregas urgentes realizadas con tráfico intenso. ¿Parece un sueño?

En realidad, así pueden trabajar las empresas que han aprendido a gestionar la logística mediante KPI correctamente seleccionados.

¿Qué son los KPI en logística? No son únicamente cifras incluidas en un informe, sino una brújula que muestra dónde gana dinero la empresa y dónde lo pierde. Los indicadores de rendimiento logístico ayudan a transformar el desorden de los procesos de suministro en un mecanismo claro y previsible.

Por qué los KPI son fundamentales

En el pasado, la logística solía regirse por una regla sencilla: «lo importante es que la mercancía llegue». Actualmente, un enfoque de este tipo equivale a jugar a la ruleta.

Según los últimos datos del mercado, incluso una mejora del 3–5 % en los principales indicadores puede generar millones en beneficios adicionales.

Los KPI de transporte y los indicadores de almacén permiten detectar los puntos débiles antes de que se conviertan en problemas graves. Si no se controla la utilización de los vehículos, aumentan los costes de combustible. Si disminuye la precisión de la preparación de pedidos, crecen las devoluciones y la insatisfacción de los clientes.

La principal ventaja es que la empresa deja de actuar basándose en suposiciones y comienza a gestionar sus resultados de forma consciente. La dirección obtiene una imagen clara de las operaciones y los empleados comprenden exactamente por qué reciben una determinada bonificación.

Principales tipos de KPI en logística

Los indicadores pueden dividirse en varios grupos principales. De este modo, resulta más fácil seleccionar los que son realmente importantes para cada negocio.

Los KPI de transporte muestran cómo se desplaza una mercancía desde el punto A hasta el punto B:

• puntualidad de las entregas;
• entrega completa del pedido;
• utilización de los vehículos.

Los KPI de almacén reflejan el rendimiento de las operaciones de almacenamiento:

• velocidad de expedición;
• precisión de la preparación de pedidos;
• rotación del inventario.

Los indicadores financieros muestran si la logística es rentable:

• coste de entrega por unidad;
• porcentaje de los costes de transporte sobre los ingresos.

Los KPI de clientes y personal están relacionados con las personas. Incluso el sistema más avanzado no ofrecerá los resultados esperados si un coordinador de transporte se comunica de forma inadecuada con los clientes o si un operario comete errores debido al cansancio.

Los 10 KPI más útiles con ejemplos de cálculo

A continuación, analizamos algunos de los principales indicadores de rendimiento logístico. Para cada uno se incluye una fórmula sencilla y una referencia práctica para 2026.

1. OTD — On-Time Delivery

Es uno de los indicadores logísticos más conocidos.

Fórmula:

(Entregas realizadas a tiempo ÷ Total de entregas) × 100 %

Ejemplo: De 1.200 pedidos, 1.140 se entregaron a tiempo.

OTD = 95 %.

Un buen resultado se sitúa entre el 95 y el 97 %. Los líderes del mercado alcanzan el 98 % o más.

2. OTIF — On Time In Full

OTIF es un indicador más exigente que OTD. Tiene en cuenta tanto el plazo de entrega como la entrega completa del pedido.

La fórmula es similar, pero un pedido solo se considera correcto si se ha entregado a tiempo y de forma completa.

El valor de referencia para 2026 se sitúa entre el 92 y el 95 %. Un resultado inferior al 90 % es una señal de alerta.

3. Perfect Order Index — POI

El Perfect Order Index tiene en cuenta varios criterios al mismo tiempo:

• cumplimiento del plazo;
• entrega completa del pedido;
• estado correcto de la mercancía;
• documentación sin errores.

Fórmula: Multiplique los resultados porcentuales de cada criterio expresados en forma decimal.

Un resultado bueno y realista se sitúa entre el 85 y el 90 %. Los valores superiores al 93 % son muy poco frecuentes.

4. OTS — On-Time Shipping

OTS es el equivalente de OTD para las operaciones del almacén. Muestra la puntualidad con la que los vehículos salen de las instalaciones.

Un buen resultado se sitúa entre el 97 y el 99 %. Los procesos del almacén suelen ser más fáciles de controlar que el transporte por carretera.

5. Índice de utilización del transporte

Este indicador muestra si se utiliza eficazmente la capacidad de los vehículos o si la empresa está, en sentido figurado, «transportando aire».

Fórmula:

(Peso o volumen real ÷ Capacidad máxima) × 100 %

El objetivo se sitúa entre el 82 y el 88 %. Un resultado inferior al 75 % indica que deberían revisarse las rutas.

6. Coste de entrega por unidad

Un indicador sencillo, pero muy revelador.

Fórmula:

Costes totales de transporte ÷ Número de entregas

7. Porcentaje de los costes de transporte sobre los ingresos

Fórmula:

(Costes de transporte ÷ Ingresos) × 100 %

Para la mayoría de las empresas, el valor habitual se sitúa entre el 4 y el 7 %. El porcentaje concreto depende del tipo de mercancía.

8. Rotación del inventario

Este indicador muestra cuántas veces se vende y repone el inventario del almacén a lo largo de un año.

Fórmula:

Coste de las ventas ÷ Valor medio del inventario

Para muchas empresas, el objetivo es alcanzar entre 8 y 15 rotaciones al año.

9. Picking Accuracy

Picking Accuracy representa el porcentaje de pedidos preparados sin ningún error.

El objetivo se sitúa entre el 99,3 y el 99,7 %. Una mejora de tan solo una décima de punto porcentual puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero.

10. Claims Rate

Fórmula:

(Número de reclamaciones ÷ Total de entregas) × 100 %

Un resultado excelente es inferior al 0,8 %. Un valor superior al 1,5 % indica que las causas deben investigarse inmediatamente.

Cómo aplicar los KPI en la práctica: almacén y transporte

En el almacén, comience por la precisión de la preparación de pedidos y OTS. Si todavía no utiliza un sistema de almacenamiento por ubicaciones, introdúzcalo junto con un sistema de códigos de barras.

Entre los indicadores más importantes del transporte se encuentran la utilización de los vehículos y OTD. Los sistemas modernos de planificación de rutas que tienen en cuenta el tráfico y las condiciones meteorológicas pueden mejorar considerablemente la eficiencia.

También es importante recopilar comentarios de los conductores. A menudo saben mejor que nadie dónde puede acortarse una ruta de forma segura y eficaz.

La automatización como principal aliada

Calcular manualmente los KPI puede compararse hoy con llevar la contabilidad en papel.

Los sistemas TMS y WMS recopilan automáticamente la mayor parte de los datos operativos. Los sistemas de análisis de voz también ayudan a controlar la calidad de la comunicación de los responsables de expediciones. Se trata de un KPI menos visible, pero con una influencia considerable en la fidelidad de los clientes.

Errores frecuentes

• Medirlo todo. Siete indicadores importantes son más útiles que 40 métricas que nadie analiza con regularidad.
• Establecer objetivos poco realistas. Aumentar OTD del 82 al 99 % en un solo mes conduce directamente al agotamiento del equipo.
• Olvidarse de las personas. Si no se explica la finalidad de los KPI, los empleados los perciben como una forma de control y no como una herramienta de apoyo.
• No analizar los resultados regularmente. Las cifras de un dashboard sin conclusiones ni acciones concretas no son más que una visualización atractiva.

Qué puede hacer ahora mismo

• Seleccione entre 5 y 6 KPI que sean fundamentales para su empresa.
• Calcule sus valores actuales.
• Identifique las 1–2 áreas más débiles.
• Introduzca mejoras sencillas y supervise los resultados semana a semana.

En un mes podrá comprobar qué procesos han mejorado y cuáles requieren un análisis más profundo.

Los KPI del departamento de logística no son una tendencia para decorar informes. Son herramientas prácticas de gestión que convierten una empresa de transporte o un almacén convencional en una operación bien coordinada, capaz de generar ingresos y ofrecer una mejor experiencia al cliente.

Empiece a medir aquello que realmente importa. Puede sorprenderle la rapidez y la eficiencia con las que comenzará a funcionar todo el sistema. Cuando los procesos logísticos son estables y cumplen las expectativas, los clientes regresan.