Rachunkowość magazynowa: automatyzacja i kontrola

W każdej działalności handlowej, produkcyjnej czy dystrybucyjnej ewidencja magazynowa stanowi jeden z kluczowych elementów łańcucha logistycznego. Od tego, jak prawidłowo i dokładnie prowadzona jest ta ewidencja, zależy wiele:

• efektywność operacji magazynowych;
• minimalizacja strat;
• szybkość realizacji zamówień;
• poziom obsługi klienta. 

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję towarów w magazynie

Ręczne prowadzenie ewidencji magazynowej (na papierze, w programie Excel itp.) staje się nieefektywne wraz ze wzrostem skali działalności. Przewagę zyskują te firmy, które wdrażają procesy automatyzacji. Pomagają one zorganizować ewidencję magazynową w sposób maksymalnie efektywny we wszystkich aspektach:

• Odbiór towaru – sprawdzenie zgodności dostarczonych towarów z dokumentami dostawy, weryfikacja rejestracji towaru, jego ilości i jakości.
• Rozmieszczenie – przypisanie miejsc przechowywania (komórki, regały), przemieszczanie towaru po magazynie.
• Inwentaryzacja i kontrola stanów – sprawdzenie faktycznej dostępności i ilości towaru w magazynie, wykrywanie pomyłek w sortowaniu, braków.
• Przemieszczanie między strefami – przemieszczanie towaru wewnątrz firmy (na przykład między strefami magazynowymi).
• Kompletacja i kompletowanie zamówień.
• Wysyłka i ekspedycja – sporządzanie dokumentów przewozowych, kontrola zgodności, wysyłka.
• Zwroty i uzupełnianie zamówień, ponowne rozliczenie. 
• Prowadzenie sprawozdawczości i analiza obrotów. 

Dlaczego automatyzacja to krok naprzód

Automatyzacja ewidencji magazynowej pozwala zminimalizować ryzyko błędów (kod kreskowy jest odczytywany automatycznie, a operacje podlegają automatycznej kontroli). Jednocześnie każda operacja jest rejestrowana i widoczna w raportach, co zapewnia przejrzystość działalności firmy. Procesy przyjmowania, kompletacji i przemieszczania towarów są przyspieszane i optymalizowane. Zapasy towarów i materiałów są rozdzielane po komórkach w bardziej racjonalny sposób, co pozwala zaoszczędzić miejsce w magazynach. System radzi sobie ze wzrostem wolumenów, rozbudową magazynów w przedsiębiorstwie, architekturą wielomagazynową, integruje się z innymi systemami — ERP, TMS, OMS i innymi.

Warto jednak pamiętać, że automatyzacja bez odpowiedniej kontroli może być niebezpieczna: system bez audytu i punktów kontrolnych może dopuszczać się błędów. Kontrola jest niezbędna i stanowi kolejny poziom po automatyzacji, pomagając w przeprowadzaniu weryfikacji, walidacji, przeliczeń itp.

Elementy zautomatyzowanego magazynu 

Do automatyzacji wykorzystuje się system składający się z oprogramowania, sprzętu i procedur, obejmujący: 

• WMS (Warehouse Management System).
• Terminale do gromadzenia danych (TGD, skanery kodów kreskowych / QR / RFID).
• Drukarki kodów kreskowych i etykiet RFID.
• Systemy zmechanizowane i automatyzacja: przenośniki, sortowniki, „pick by light”, „put to light”, systemy automatycznego sortowania.
• Systemy pomiarowe (wagi i objętości).
• Integracja z systemami zewnętrznymi – ERP, TMS, OMS, systemami księgowymi, CRM.
• Moduły kontroli i audytu.
• Panele sterowania, pulpity nawigacyjne, powiadomienia, alarmy.

Zadaniem jest zapewnienie zsynchronizowanej pracy wszystkich elementów w celu uzyskania wiarygodnych danych. 

Rozwiązania UIS do zarządzania magazynem i logistyką

UIS.WMS – system zarządzania magazynem, obejmujący wszystkie etapy pracy – przyjęcie, wycofanie, przemieszczenia, kompletację, wysyłkę. Umożliwia automatyzację procesu tworzenia miejsc magazynowych, wprowadzanie danych z urządzeń mobilnych oraz dokumentowanie każdego towaru poprzez skanowanie kodów kreskowych lub QR. Integruje się z systemami ERP, TMS, OMS i innymi systemami w ramach ekosystemu IT firmy. Jest to skuteczne narzędzie do ograniczania błędów i sprawdzania zgodności z normami, łatwego monitorowania stanów magazynowych oraz przyspieszenia realizacji zamówień.

UIS Pick by Light – rozwiązanie sprzętowo-programowe służące do przyspieszenia i uproszczenia procesu kompletacji zamówień (kompletacji):

• Wykorzystanie wskaźników świetlnych na półkach, podświetlających pozycje przeznaczone do pobrania oraz potwierdzających ich pobranie. 
• Przyspiesza kompletację zamówień nawet o 50% w porównaniu z ręcznym kompletowaniem. 
• Minimalizuje ryzyko błędów – pracownik od razu widzi, co należy pobrać. Pobranie towaru musi zostać potwierdzone. 
• Działa zarówno jako rozwiązanie autonomiczne, jak i w integracji z systemem WMS. 

W celu organizacji ewidencji magazynowej towarów i optymalizacji logistyki oferujemy również inne produkty:

• UIS.TiltTray Sorter / Switch Sorter – ułatwia prowadzenie ewidencji magazynowej oraz automatyzuje proces sortowania przesyłek (małych/dużych).
• UIS.METRIX – system pomiaru wagi i objętości przesyłek, automatycznie przesyła parametry przesyłki do systemu. 
• UIS.PostOffice – program do ewidencji magazynowej, służy do automatyzacji operacji w urzędach pocztowych i punktach odbioru zamówień.
• UIS.TMS – system zarządzania dostawami kurierskimi.
• UIS.HUB – zarządzanie transportem dalekobieżnym, kontrola i śledzenie transportu, integracja z GPS, trasy. 
• UIS.OMS – rozbudowany system zarządzania zamówieniami.

Jeśli chcesz usprawnić procesy związane z ewidencją magazynową, konieczne jest ich właściwe zautomatyzowanie. Dzięki rozwiązaniom firmy UIS jest to znacznie łatwiejsze. Kupując nasze produkty i oprogramowanie, otrzymujesz szczegółową instrukcję wdrożeniową oraz wsparcie specjalistów przez cały okres korzystania z rozwiązań UIS.