Contabilidad de almacenes: automatización y control

En cualquier negocio comercial, de producción o de distribución, la gestión de inventario de almacén es uno de los eslabones clave de la cadena logística. De qué tan correcta y precisa sea esta gestión dependen muchos factores:

• eficiencia de las operaciones de almacén;
• minimización de pérdidas;
• velocidad de procesamiento de pedidos;
• nivel de servicio al cliente.

Cómo llevar correctamente el control de mercancías en el almacén

Llevar la gestión de inventario manualmente (en papel, en Excel, etc.) deja de ser conveniente a medida que crece el volumen del negocio. Obtienen ventaja aquellas empresas que implementan procesos de automatización. Estos ayudan a organizar la gestión de almacén de la forma más eficiente en todas las áreas:

• Recepción de mercancías: comprobación de que las mercancías entregadas se ajustan a los albaranes, verificación del registro de las mercancías, su cantidad y calidad.
• Almacenamiento: asignación de ubicaciones de almacenamiento (cubículos, estanterías), traslado de mercancías por el almacén.
• Inventario y control de existencias: comprobación de la disponibilidad real y la cantidad de mercancía en el almacén, detección de errores de clasificación y faltas.
• Traslado entre zonas: traslado de la mercancía dentro de la empresa (por ejemplo, entre zonas de almacenamiento).
• Preparación y montaje de pedidos.
• Embarque y expedición: elaboración de documentos de transporte, control de conformidad, embarque.
• Devoluciones y reposición, recuento. 
• Elaboración de informes y análisis de rotación.

¿Por qué la automatización supone un paso adelante?

La automatización de la gestión de almacenes permite minimizar el riesgo de errores (la lectura de códigos de barras se realiza automáticamente y se lleva a cabo un control automatizado de las operaciones). Además, cada operación queda registrada y puede consultarse en los informes, lo que garantiza la transparencia de las actividades de la empresa. Los procesos de recepción, preparación de pedidos y traslado se agilizan y optimizan. Las existencias de productos y materiales se distribuyen por las celdas de forma más eficiente, lo que permite ahorrar espacio en los almacenes. El sistema soporta el aumento de volúmenes, la ampliación de los almacenes de la empresa y la arquitectura multialmacén, y se integra con otros sistemas: ERP, TMS, OMS, etc.

Pero es importante saber que la automatización sin un control adecuado puede ser peligrosa: un sistema sin auditorías ni puntos de control puede dar lugar a errores. El control es obligatorio y constituye el siguiente nivel tras la automatización, ya que ayuda a realizar verificaciones, validaciones, recuentos, etc.

Componentes de un almacén automatizado 

Para la automatización se utiliza un sistema compuesto por software, equipos y procedimientos, que incluye: 

• WMS (sistema de gestión de almacenes).
• Terminales de captura de datos (TCD, escáneres de códigos de barras / QR / RFID).
• Impresoras de códigos de barras y etiquetas RFID.
• Sistemas mecanizados y automatización: cintas transportadoras, clasificadores, «pick by light», «put to light», sistemas de clasificación automática.
• Sistemas de medición (peso y volumen).
• Integración con sistemas externos: ERP, TMS, OMS, sistemas de contabilidad, CRM.
• Módulos de control y auditoría.
• Paneles de control, cuadros de mando, notificaciones, alertas.

El objetivo es garantizar el funcionamiento sincronizado de todos los componentes para obtener datos fiables. 

Soluciones de UIS para la gestión de la contabilidad de almacén y la logística

UIS.WMS es un sistema de gestión de almacenes que abarca todas las fases del proceso: recepción, baja, traslados, preparación de pedidos y expedición. Permite automatizar la creación de ubicaciones de almacenamiento, introducir datos desde dispositivos móviles y documentar cada producto mediante el escaneo de códigos de barras o códigos QR. Se integra con ERP, TMS, OMS y otros sistemas dentro del ecosistema informático de la empresa. Es una herramienta eficaz para reducir errores y verificar el cumplimiento normativo, controlar fácilmente los saldos y agilizar la tramitación de pedidos.

UIS Pick by Light: solución de hardware y software para agilizar y simplificar el proceso de preparación de pedidos (picking):

• Uso de indicadores luminosos en las celdas que iluminan las posiciones que deben seleccionarse y confirman la selección. 
• Acelera la preparación de pedidos hasta un 50 % en comparación con la selección manual. 
• Minimiza el riesgo de errores: el empleado ve inmediatamente qué debe coger. La recogida del producto debe confirmarse obligatoriamente. 
• Funciona tanto como solución autónoma como integrada con el SGA.

Para organizar el control de inventario de mercancías y optimizar la logística, ofrecemos otros productos:

• UIS.TiltTray Sorter / Switch Sorter: simplifica el control de inventario en el almacén y automatiza el proceso de clasificación de mercancías (pequeñas/grandes).
• UIS.METRIX: sistema de medición del peso y el volumen de los envíos, que transmite automáticamente los parámetros del envío al sistema. 
• UIS.PostOffice: programa para la gestión de inventario, utilizado para automatizar las operaciones de las oficinas de correos y los puntos de entrega de pedidos.
• UIS.TMS: sistema de gestión de entregas por mensajería.
• UIS.HUB: gestión de transportes troncales, control y seguimiento del transporte, integración con GPS, rutas. 
• UIS.OMS: amplia sistema de gestión de pedidos.

Si desea optimizar el proceso de gestión de inventario, es necesario automatizarlo de forma adecuada. Con las soluciones de UIS, hacerlo resulta mucho más sencillo. Al adquirir nuestros productos y nuestro software, recibirá instrucciones detalladas para su implementación y contará con el apoyo de nuestros especialistas durante todo el tiempo que utilice UIS.